Внедрение системы потенциальных сделок для команды разработчиков КАСКАД стало уникальным проектом. Заказчик компания «СибКом Цифра» обладает высокой экспертностью и работает с уникальным программным продуктом. Необходима была система контроля текущих и потенциальных сделок с уникальным набором статусов и механик, а также последовательное выполнение типовых операций сотрудниками компании без возможности использования вариативности системы и с учетом политики безопасности компании.
С какими трудностями в реализации столкнулась команда, какие были этапы в работе и какие выводы сделали интеграторы системы Планфикс — ответил эксперт Игорь Васючкин:
Расскажите, в чём особенность реализованного проекта для СибКом?
Это уникальный проект, и для решения задач клиента аналогов на рынке нет. Многие критически важные для заказчика функции выходят за рамки стандартного функционала ПланФикс. Для нас как для интеграторов проект в технической реализации был сложным и даже рискованным.
С чего началось внедрение системы?
На старте работы мы с заказчиком обсудили ожидания от реализации, подготовили демо-версию и провели презентацию вариации решения в ПланФиксе через демо-доступ к нашему партнерскому аккаунту. У клиента была возможность познакомиться с системой перед ее приобретением. В то же время мы выяснили критически важные функции для заказчика, без реализации которых не было смысла в работе. То есть мы приступили к реализации и заключению договора с компанией только после проведения ряда тестов и демонстраций на предмет полного взаимного понимания проекта и его ценности.
Что оказалось самым сложным в реализации проекта?
Главной сложностью стало создание уникальной структуры последовательных каскадных окон. Реализованная система не даст сотруднику проигнорировать или ошибиться в последовательности регламентированных действий при работе с задачей, сделкой или компанией. При выполнении операции система Планфикс производит опрос сотрудника по заранее согласованной логике, и в зависимости от введенных им данных, предлагает следующее действие. Автоматизация предусматривает выполнение обязательных и последовательных действий, нарушение которых блокирует дальнейшую работу для соблюдения внутренних регламентов клиента. Справиться с задачей помог богатый опыт работы над другими проектами, способность и привычка находить нестандартные решения.
Какими были этапы работы над проектом?
Проект удалось реализовать за 98 часов. Предварительное планирование и детальный анализ проекта не потребовал перерасчетов, поэтому и дополнительных затрат у клиента не было. Рабочий процесс выглядел так:
1. Платная консультация;
2. Предоставление демо-доступов к системе ПланФикс;
3. Бесплатные консультации по нашей инициативе;
4. Согласование итоговых целей и особенностей реализации;
5. Согласование формы и содержания договора;
6. Базовая настройка информационной системы ПланФикс;
7. Создание, настройка и автоматизация процесса в ПланФикс;
8. Согласование финального варианта процесса;
9. Практическое использование системы сотрудниками клиента;
10. Получение обратной связи и доработка процесса;
11. Описание процесса, подготовка и передача инструкций.
Сколько человек было задействовано в реализации проекта и какие задачи перед ними стояли?
Над проектом работали 5 человек:
1. Менеджер отдела продаж сопровождал клиента на этапе предварительных переговоров, организовывал видео-встречи и консультации. Эта коммуникация была необходима, чтобы наши специалисты и представители клиента удостоверились, что правильно поняли друг друга по части средств и вариантов реализации проекта.
2. Специалист по договорам занимался согласованием формы и содержания договора с клиентом.
3. Аккаунт менеджер сопровождал клиента весь период реализации проекта с момента заключения договора. Он отвечал за оперативность коммуникаций, согласование промежуточной документации, организацию видеовстреч со специалистами и представителями клиента на каждом этапе работы.
4. Специалист ПланФикс занимался технической реализацией проекта и согласованием промежуточных этапов, внесением правок по желанию клиента.
5. Партнер-интегратор ПланФикс — занимался бизнес-анализом процесса, согласованием общей/верхне-уровневой логикой проекта, тестированием и согласованием критически-важных для клиента функций, проводил демонстрации вариантов реализации, координацией проекта до его окончания.
Какие доработки потребовались после передачи бета версии?
1. Для отслеживания текущих товаров и услуг, а также минимизации ошибок у клиента потребовалось создание автосценария внутри процесса создания “возможностей”.
2. Реализовали отображение данных из баз ИНН/УНП, что позволило нам получить в карточках компаний адреса. Для сверки уникальности мы задействовали эту информацию при создании карточек компаний в системе.
3. Настроили шаблоны и сценарии по принципу «или/или», чтобы сотрудники не могли создавать некорректные “возможности” с пустыми полями.
4. Создали отдельную группу сотрудников «Администраторы возможностей», добавили в неё специалистов и настроили доступы.
5. Настроили автозаполнения в карточки компаний адресов из баз ИНН/УНП.
6. Добавили в шаблон компаний поле «Фактический адрес», куда сотрудники вручную могут вводить известные им значения.
7. Добавили всех сотрудников по умолчанию во все возможности, чтобы они могли видеть информацию об актуальных сделках (“возможностях”).
8. Изменили цвета статусов.
Почему каждый проект неповторим в своей реализации?
Как бизнес-аналитик с 10-летним опытом могу утверждать, что каждый проект уникален. При детальном анализе внутренних бизнес-процессов становится ясно, что две компании со схожей деятельностью выстраивают свою работу разными способами. Моя задача в качестве Партнера-интегратора ПланФикс заключается в поиске закономерностей, критически важных функций, а также способов оцифровки и автоматизации этих процессов.
Какому бизнесу может подойти похожее решение?
Это решение не подойдет для других компаний, так как нужно учитывать особенности каждого клиента. Но частично версия может быть применима в компаниях, для которых важно:
— Отслеживание сделок и их текущих статусов;
— Создание компаний-контрагентов с загрузкой данных из Государственных реестров РФ и Беларуси.
— Соблюдение внутренних регламентов и инструкций, подразумевающих четкое выполнение должностных обязанностей каждым из сотрудников.
Какие уроки вынесла команда из реализации этого проекта?
Такие технически сложные проекты требуют особого внимания, и стандартные подходы к ним не подходят. Однако важна не только техническая квалификация исполнителя, в которой со своей стороны я не сомневаюсь, но также желание успешной реализации и информационная поддержка со стороны клиента. Единственная работающая здесь схема взаимодействия — win-win, когда клиент максимально открыт для диалога и активно участвует в обсуждении особенностей его компании. В описываемом кейсе: если бы мы столкнулись с недостаточным вниманием к процессу со стороны клиента, мы были бы вынуждены отказать ему в реализации ещё до старта работы.
Есть ли в планах внедрение новых блоков для этого заказчика?
На данный момент с клиентом достигнута договоренность о технической поддержке проекта с возможной реализацией пожеланий в будущем.
О том, как был реализован проект, читайте подробнее в кейсе ПланФикс: Внедрение системы потенциальных сделок для команды разработчиков КАСКАД
И какую обратную связь клиента мы получили, смотрите в отзыве начальника отдела цифровизации ООО «СибКом Цифра»:
«Работать или нет с вами — сомнений не было. Были сомнения о возможности корректно реализовать нужный нам функционал на Planfix. Но ваши специалисты ещё на этапе пресейла продемонстрировали нам, что это возможно.»
