всегда готовы ответить
на ваши вопросы
Если вы работаете с документацией, то вам знаком такой процесс как согласование документа. Параллельное согласование предполагает независимое друг от друга по времени участие задействованных лиц в создании и утверждении документа. Конфигурация Планфикса «Согласование документов: параллельное» помогает ускорить и максимально автоматизировать этот процесс.
«Конфигурация будет полезна для организаций, где каждый из сотрудников выполняет свою часть работы вне зависимости от количества участников процесса согласования документов (не линейное, а параллельное согласование). Но не подойдёт при наличии регламента на последовательность согласования (например, сначала Служба безопасности, потом Юрист, потом Бухгалтер)»
Конфигурация состоит из планировщика, задачи процесса с автоматизацией, аналитики и специального робота. Он выступает в качестве помощника, ориентирующего участников согласования на каждом этапе, оповещает участников о принятии решений и напоминает об истекающем сроке задачи при необходимости.
Особенности конфигурации:
- при создании задачи на согласование документ можно загрузить с компьютера, сформировать по шаблону, выбрать один из файлов проектов, прикрепить ссылку на документ или загрузить из облака;
- система сохраняет электронные версии согласованных и подписанных документов при определенной модификации конфигурации (в задаче можно сохранять электронные версии документов с подписями и печатями для быстрого поиска и отправки при необходимости);
- сохраняет историю согласования документа с возможностью распечатки и подшивки истории к договору с последующей передачей в архив (руководителю видно, кто из сотрудников предложил то или иное изменение);
Как происходит согласование документа?
После создания задачи инициатором все исполнители процесса получают автоматические уведомления о необходимости ознакомиться с документом и оставить свою реакцию. Например, сотрудник может отправить запрос на редактирование реквизитов. После получения необходимых реакций от сотрудников документ переходит в резолюцию.
Когда все задействованные примут решение о документе, инициатор получит уведомление с предложением дальнейших действиях — это может быть возврат документа на доработку с последующим повторным согласованием или его перевод на стадию подписи и регистрации. С примером процесса согласования документа можно ознакомиться в видеоинструкции.
Конфигурация «Согласование документов: параллельное» заметно упрощает работу по параллельному согласованию документов, помогает избежать ошибок и нарушений сроков выполнения задач.
Узнайте больше о том, как повысить производительность сотрудников с помощью Планфикс. Оставьте заявку на консультирование специалиста.