DataLens для отдела продаж: как повысить эффективность с помощью визуализации

Управление отделом продаж требует скорости и точности. Сборка отчетов в Excel – пережиток прошлого, из-за которого РОП может тратить часы на копирование цифр в таблицу, вместо того, чтобы заниматься стратегией. Yandex DataLens решает это проблему, объединяя данные из CRM, телефонии и других систем в одно окно. Руководитель видит полную картину мгновенно, без запросов сотрудникам. Так dataLens для отдела продаж помогает принимать решения, основываясь на фактах, а не интуиции.

В этой статье разберемся, как создавать отчеты, отслеживать выручку и KPI продаж в реальном времени, выявлять слабые места в воронке продаж. А ещё вы узнаете, как аналитика продаж в DataLens помогает увеличить прибыль.

Какие метрики стоит отслеживать в отделе продаж через Yandex Datalens

При внедрении BI-инструментов часто допускают ошибку: выводят все цифры, которые есть. На деле правильная визуализация данных не значит самая массивная. Лишние графики только рассеивают внимание. Лучше выбрать только нужные показатели и группировать их по логике принятия решений, тогда дашборд станет полезным инструментом, а не набором картинок.

Обязательный минимум для отдела продаж:

Финансовые показатели (Plan/Fact). Текущая выручка по менеджерам, отделам или товарам. Удобнее видеть не абсолютные цифры, а процент выполнения плана на сегодня. Это позволит заранее заметить отставание и скорректировать ситуацию.

Потоковые метрики. Для увеличения прибыли компании, стоит отслеживать конверсии на всех этапах воронки продаж: заявка – звонок – коммерческое предложение – договор. Аналитика продаж в datalens покажет, где именно теряются лиды. Если конверсия падает на этапе отправки предложения, это одна проблема, если на переговорах – совсем другая.

Активность команды. Количество звонков, время разговоров, встреч. Эти данные предсказывают возможное падение выручки еще до конца месяца, чтобы вы успели вмешаться.

Источники и качество лидов. Откуда приходят сделки, какой процент конвертируется в покупателей, причины отказов. Всё это помогает перераспределить бюджет на самые эффективные каналы.

Хороший отчет отвечает на главный вопрос «Что происходит прямо сейчас и что важно исправить?»  за несколько секунд.

Как настроить отчёты и дашборды в DataLens

Хорошая новость в том, что создание дашборда для отдела продаж в Яндекс Даталенс – это не ракетостроение, а скорее сборка конструктора. Процесс можно разделить на четыре последовательных этапа.

Подключение источников данных. Система подключается к популярным базам (ClickHouse, MySQL) или работает с CSV-файлами. Для автоматизации лучше настроить регулярную выгрузку данных в промежуточную базу. Мы используем сервис DataDroid, потому что он быстро подключается и сам обновляет данные по расписанию. Это обеспечивает высокую скорость работы отчетов и безопасность основной системы.

Подготовка данных. Сырые таблицы нужно “связать” между собой. На этом этапе вы объединяете сведения о сделках, звонках, информацию о сотрудниках, чтобы выручка и прочие показатели правильно распределялись по менеджерам и периодам.

Выбор визуализации. На этом этапе мы выбираем чарты – визуальные элементы, превращающие цифры в понятную картинку. Например, динамику продаж лучше показывать линейной диаграммой, а результаты сотрудников столбчатой. Так получается наглядная визуализация данных.

Сборка интерактивного отчета. Это завершающий  этап, суть которого в компоновке готовых графиков на экране. Добавляются фильтры по датам, отделам, продуктам. 

Готово. Далее система обновляется автоматически при поступлении новых данных, позволяя руководителю всегда видеть актуальную информацию. Один раз хорошо настроенная аналитика продаж в datalens работает без вашего участия месяцы.

Практические примеры  использования DataLens для аналитики продаж

Теория без практики мертва. Вот типичные сценарии, где даталенс становится незаменим.

План-Факт в реальном времени. Самый популярный сценарий использования. Вместо ежедневных вопросов «сколько продали?» можно посмотреть на один экран и за секунды оценить выручку и процент выполнения плана каждым менеджером. Если сотрудник отстает, это видно сразу, можно помочь или перераспределить работу на месяц. Такой отчет дисциплинирует лучше штрафов.

Поиск слабых мест. Детальная аналитика воронки продаж покажет, где именно “ломается” процесс. Например, если на этапе отправки предложения отваливается 60% лидов, это говорит о том, что либо сотрудник медленно готовит КП, либо не умеет продавать ценность.

Географический разрез. Для сетей с филиалами можно выстроить карту или диаграмму, на которой будет сразу видно, какие области отстают, а какие перевыполняют план.

Анализ по товарам. Часто 80% энергии уходит на продукт с минимальной маржей. Разложив продажи по группам через визуализацию данных, можно скорректировать приоритеты и увеличить выручку.

Как DataLens помогает увеличить выручку и KPI продаж

BI-система не создает прибыль автоматически, её создают решения, принятые на основе данных. Главное преимущество здесь – экономия времени. Увидев отклонение сегодня, а не в конце месяца, руководитель успевает исправить ситуацию.

Да и прозрачность работы напрямую влияет на финансовый результат.

Рост конверсии

Подробная аналитика воронки продаж показывает, на каком этапе теряются клиенты. Если исправить скрипт или ускорить реакцию, это улучшить клиентский опыт и увеличит прибыль.

Приоритезация задач

Вместо того чтобы звонить всем подряд, менеджеры должны фокусироваться на тех, кто платит. DataLens позволяет сегментировать базу и создать список самых перспективных клиентов

Здоровая конкуренция

Когда общий дашборд с рейтингом висит на стене, никому не хочется быть последним. Сотрудники видят свои результаты на фоне коллег и сами начинают подтягивать личные KPI продаж

Исключение интуиции

Системная визуализация данных переводит управление с «мне кажется» на факты. Выручка растет, потому что ошибок становится меньше и они быстрее исправляются. Большинство проблем в даталенс становятся видны почти моментально.

Когда отделу продаж стоит внедрять аналитику в Datalens

Не каждому бизнесу нужна BI-система. Если в отделе два человека и все сделки умещаются в блокноте, создание дашборда для отдела продаж будет преждевременным. Но есть маркеры, что пора переходить на новый уровень. Вводить аналитику нужно, если:

Отчетность съедает время. Вы часами занимаетесь тем, что копируете данные из одной таблицы в другую, ищете ошибки в формулах и пытаетесь понять, какой из файлов актуальный. Если РОП тратит больше часа в день на отчеты, пора автоматизировать процесс.

Лиды приходят отовсюду. Звонки, почта, мессенджеры, формы, всё в кучу. Чтобы свести каналы воедино и понять рентабельность каждого, нужна централизованная аналитика в datalens.

Нет прозрачности. Например, трафик растет, а выручка нет. Менеджеры не могут объяснить причины этого парадокса. Зато визуализация данных точно сможет “пролить свет” на ситуацию.

Рост компании. Открываете филиал или нанимаете новых людей? Вам понадобятся единые стандарты отчетности и системы контроля, чтобы не потерять управляемость.

Yandex DataLens – это инструмент для зрелого бизнеса. Он хорошо встраивается в экосистему Яндекса и предлагает гибкие тарифы: бесплатно для старта (одного пользователя) и разумную цену за рабочие места для команд. Один раз настроенная система берет рутину на себя, освобождая время. Даталенс помогает видеть KPI, создавать эффективные стратегии и принимать решения, основываясь на фактах, а не интуиции.

Если хотите внедрить BI-система в свой бизнес, но не знаете, с чего начать, напишите в наш телеграм-бот.

Будьте в курсе актуальных новостей
в Telegram-канале Информбокса

Подписаться на Телеграм