О клиенте

ООО «Метрологическое обеспечение» осуществляет полный цикл разработки и оснащения метрологических лабораторий от 3D-модели лаборатории и подбора эталонной базы до проведения пуско-наладочных работ метрологических стендов и обучения персонала лаборатории. В ассортимент клиента входят метрологические стенды по поверке и калибровке СИ давления, температуры, уровня, расхода, электрических сигналов и геометрических величин.

История и запрос клиента

Заказчик обратился к нам с запросом о переносе работы отдела продаж из системы ПланФикс в Битрикс24. Дело в том, что временным решением для компании было рассредоточение своей структуры на две CRM-системы, что повлекло за собой неудобства и потерю данных. Нам предстоял перенос информации из PlanFix на Битрикс24, а именно содержимого проектов, задач и комментариев без потери структуры и связи между сущностями.

Реализация проекта

Перенос данных мы проводили поэтапно, чтобы минимизировать риски и обеспечить максимальную точность. Для этого мы использовали АПИ Битрикс24 и ПланФикса (API — программный интерфейс для взаимодействия разных систем). Такой подход обеспечил не только плавный переход данных, но и их целостность.

Первоочередным стало создание тестового (резервного) аккаунта и разработка внешнего блока переноса. Так как обе системы на момент переноса использовались для работы сотрудников, то тестовый аккаунт нужен был для предварительного согласования результата каждого из этапов работ с заказчиком, чтобы на финальной части работ перенести все данные за один рабочий день и быть уверенными, что данные корректны и актуальны.

Дальше мы запустили перенос сотрудников экстранета (внешних, внештатных) и интранета (внутренних, штатных).

Затем привязывали к ним проекты -> задачи -> комментарии -> файлы.

Такая последовательность объясняется тем, что к «сущностям» сотрудников привязаны другие «сущности» (проекты, задачи, комментарии, файлы). А создать задачу без указания постановщика или исполнителя невозможно (исполнителями являются сотрудники экстранета или интранета).

Отметим, что в ряде случаев внешние контакты могут быть в любой из ролей задач, и это проговариваются отдельно. В Битрикс24 контакт не может являться исполнителем или участником, но им может быть гость. Гость — это виртуальная сущность для отображения в задачах и комментариях без возможности участия в аналитике. Поэтому мы заменили исполнителей и участников на специально созданного «Гостя».

Используя созданный нами скрипт на основе АПИ и базу данных для временного размещения информации, далее мы реализовали:

• Перенос комментариев в задачах из Planfix и Б24;
• Перенос файлов из Planfix и Б24;
• Настройку прав доступов для импортированных данных.

Расскажем о некоторых особенностях реализованного переноса данных:

1. На финальном этапе работ мы останавливали на сутки работу сотрудников в системе для корректной и полной выгрузки данных из ПланФикса. Это связано с тем, что для обработки большого объема информации необходимо время, а одной из главных задач перед нами стояла загрузка версии системы с самыми последними изменениями. Если же в процессе переноса сотрудники создавали бы новые сущности или оставляли комментарии, то новосозданные данные были бы утеряны.
2. Ранее уволенных сотрудников, как и другие внешние контакты, мы перенесли в экстранет Б24 для соблюдения хронологии событий в задачах и комментариях. Примечательно, что внешние сотрудники могут обмениваться информацией с сотрудниками компании внутри портала Битрикс24, но не получают доступ к хранящимся там коммерческим и конфиденциальным данным (число экстранет-пользователей входит в общее количество пользователей в зависимости от тарифа Битрикс24).
3. Комментарии были перенесены без учета некоторых элементов форматирования: не сохранена цветная заливка текста и допущены изменения в шрифтах комментариев.
4. У Планфикса при создании комментария есть получатели, в то время как у Битрикса такой сущности как получатели нет, поэтому ФИО получателя были добавлены в текст комментария.

После переноса данных на тестовый аккаунт мы осуществили проверку их корректности в два этапа. Сначала наши сотрудники отдела разработки проверили их достоверность, и только потом мы подключили к проверке клиента. Убедившись в соответствии полного набора данных из системы Планфикс данным в системе Битрикс24, мы загрузили согласованную конфигурацию на рабочий аккаунт заказчика.

Результат

Нам удалось перенести содержимое проектов, задач и комментариев с ПланФикса на Битрикс24 без потери структуры и связи между сущностями. Данные и взаимосвязи между ними невозможно было перенести штатными возможностями системы, поэтому нашими специалистами были созданы доработки и скрипты для такого переноса без потерь.

Всего в этой реализации мы перенесли более 20 000 сущностей, среди них 2135 задач, 9955 комментариев, 4002 файлов в 20-ти проектах. Для этого нам потребовалось 80 часов.

Благодаря этому переносу данных сотрудники ООО «Метрологическое обеспечение» пользуются возможности системы Битрикс24, сохранив при этом наработки из системы ПланФикс.