Компания занимается строительными инженерными системами и ежедневно сталкивается с необходимостью сбора данных от монтажников, работающих на объектах.
С клиентом мы сотрудничаем в рамках услуги Контекстная реклама. В ходе взаимодействия по проекту обратили внимание на процесс сбора отчетов руководителем. Клиент вручную собирал данные о начале и завершении работ монтажников из чата в Телеграм и переносил их в гугл-таблицу для дальнейшего анализа. Так его время тратилось не на управление, а на копирование данных.
Возникла идея автоматизировать процесс, где данные будут регулярно обновляться в Google-таблице. Мы обсудили её с руководством и, получив согласие, принялись за реализацию решения.
Итак, нам предстояло оптимизировать рабочее время руководителя, освободив его от однообразных ежедневных ручных операций. Мы предложили два варианта решения без использования внешних хостингов и без написания отдельных скриптов (в соответствие с пожеланием клиента о минимальных затратах ресурсов):
С помощью системы Планфикс
Бот Планфикса может “слушать” чат и передавать данные сначала в аналитику, а потом и в Google-таблицу. Преимуществом здесь могла быть интеграция в уже существующую экосистему. Однако решение было бы не только сложным в настройке, но и избыточным для такой простой задачи.Создание Telegram-бота
Мы предложили создать такого бота, который:Самым оптимальным несмотря на сомнения о сложности реализации оказался второй вариант. Мы верили, что идея сработает. Применив немного вайб-кодинга — подхода, когда MVP создается максимально быстро без лишних обсуждений — за пару часов у нас уже был рабочий прототип.
Созданный за 2 часа MVP бот:
Несмотря на позитивную реакцию клиента на первую версию, дальше мы столкнулись с неожиданными сложностями. По мере тестирования бота на реальном проекте рос список требований к нему, а значит, и ТЗ. Вот лишь неполный перечень принятых замечаний:
"Из-за ошибок в названиях объектов данные фиксируются некорректно".
"Нужно возможность редактировать названия объектов".
"Добавьте учет стоимости смены для каждого сотрудника".
"Хочу видеть корректные имена и должности в итоговой таблице".
Доработками мы не просто исправляли ошибки — мы постепенно превращали обычного бота в полноценную систему учета рабочего времени. Так у нас появилось 4 листа в файле Excel:
По итогу у нас получился полноценный продукт. Благодаря проделанной работе сегодня у клиента есть готовое решение, которое автоматизирует все рутинные процессы вокруг ежедневной отчетности монтажников.
После учёта всех замечаний и пожеланий к Телеграм-боту, финальная его версия способна:
Клиент по достоинству оценил продукт на деле, потому что теперь:
В результате мы превратили ручной и трудозатратный процесс сбора отчетов монтажников в полностью автоматизированную систему учета рабочего времени на базе Telegram-бота и Google-таблиц. Руководитель больше не тратит время на копирование данных из чатов, получает актуальные сводки по объектам и сотрудникам в одном месте и может оперативно анализировать загрузку и стоимость работ. Дополнительно выросла дисциплина сотрудников и появилась возможность масштабировать решение на другие команды и объекты без существенных затрат.
Наша команда готова разрабатывать подобные решения «под ключ»: настраивать Telegram-бота и отчётные таблицы, автоматизировать процессы, чтобы вы перестали заниматься ручной рутиной и сосредоточились на управленческих функциях.
